「ChatGPTが便利らしい」とは聞くけれど、顧客情報を扱う行政書士の仕事で本当に使っていいのか——。そんな迷いから、結局手を付けられずにいる先生は少なくありません。

結論から言うと、行政書士業務でAIは使えます。ただし、始める前に押さえておくべきことが5つあります。 この記事では、現役の行政書士として実務でAIを使っている立場から、その5つを順に説明します。

1. 守秘義務とAIは両立できる——「渡さない」が基本

行政書士には行政書士法第12条の守秘義務があります。ここで大事なのは、「AIを使うこと」自体が守秘義務違反なのではなく、「依頼者の秘密をAIサービスに入力すること」がリスクになるという整理です。

つまり、両立のポイントはシンプルです。

  • 氏名・住所・生年月日・在留カード番号などの個人情報は、そもそも入力しない
  • どうしても文脈が必要なら、「A社」「Bさん」のように架空のラベルに置き換えてから渡す
  • 各AIサービスの設定で、入力内容を学習に使わせない設定(オプトアウト)ができるか確認する

「個人情報を入れなくても、AIは十分に役に立つのか？」と思われるかもしれませんが、実務で使うタスクの多くは、固有名詞を伏せてもまったく問題なく機能します。詳しくはAIに個人情報を渡さないための実務ルールで解説しています。

2. AIは「よく間違える優秀な新人」だと思って付き合う

AIの回答は流暢で自信満々に見えますが、平気で間違えます。存在しない条文を挙げたり、古い制度を最新のように説明したりすることは、2026年現在のAIでも普通に起きます。

だからこそ、付き合い方はこう決めておきます。

  • AIの出力は常に「下書き」。そのまま提出物・成果物にしない
  • 法令・要件・期限など、間違えたら事故になる情報は必ず原典で確認する
  • 「確認するのは人間の仕事」と最初から役割分担しておく

これは制約のようでいて、実は気楽さでもあります。「AIが間違えても、確認の仕組みで受け止める」と決めてしまえば、安心して任せられる範囲がむしろ広がります。

3. 最初の一歩は「読む・要約する」系のタスクから

いきなり「申請書を書かせる」から始めると、精度の壁にぶつかって挫折しがちです。おすすめの順番は、リスクが低く、効果を実感しやすいタスクからです。

  1. 長い文章の要約——通知文、手引き、制度改正の解説などを「3行でまとめて」と頼む
  2. 文章の下書き——お客様への説明文、案内メールの叩き台を作らせる
  3. 壁打ち相手——「この説明、初めての人に伝わるか」を聞いてみる
  4. その後で——書類のチェックリスト化、ヒアリング項目の整理など業務寄りへ

「読む系」から始める理由は明快で、間違いにすぐ気づけるからです。自分が内容を知っている文書の要約なら、AIの精度も癖も安全に測れます。

4. 無料版から始めてよい。ただし設定だけは最初に

ChatGPTもClaudeも無料で始められます。まず無料版で1〜2週間触ってみて、業務で常用すると決めてから有料版を検討する、で十分です。

ただし、無料・有料にかかわらず、最初にデータの取り扱い設定だけは確認してください。多くのサービスには入力内容をAIの学習に使わせないための設定があります(名称や場所はサービスの更新で変わるため、「サービス名+オプトアウト」で最新の方法を確認するのが確実です)。

5. 「マイルール」を先に決めた事務所から、うまくいく

AI活用がうまく回っている事務所には共通点があります。ツールに詳しいことではなく、「うちはこう使う」というルールを先に決めていることです。

最低限、次の3つを決めておけば十分です。

  • 入れないもの——個人情報・認証情報(パスワード等)・依頼者の秘密は入力しない
  • 確認の仕方——AIの出力は下書き扱いとし、提出前に人間が原典と突き合わせる
  • 迷ったら止まる——判断に迷う入力・操作はいったん止めて、後で調べる

AIを使いこなす力の正体は、プロンプトのテクニックよりも「安全に任せる段取り」です。段取りさえできれば、道具が進化しても応用が利きます。

まとめ

  • 守秘義務とAIは両立できる。鍵は「個人情報を渡さない」運用
  • AIは間違える前提で、「確認は人間」と役割分担する
  • 最初は「読む・要約する」タスクから小さく始める
  • 学習利用の設定確認と、事務所のマイルール決めを先に

この5つを押さえれば、行政書士業務でのAI活用は安全に始められます。次の一歩としては、AIへの頼み方(プロンプト)の基本もあわせてどうぞ。