行政書士がAI活用で最初につまずくのが「どこまで入力していいのか」という線引きです。ここが曖昧なままだと、怖くて使えないか、逆に無防備に使ってしまうかの両極端になります。
この記事では、実務でそのまま使える線引きとマスキングのやり方を、現役行政書士の運用ルールとして紹介します。
大原則: AIへの入力は「外部への送信」と考える
クラウド型のAIサービス(ChatGPT、Claude、Geminiなど)に入力した内容は、事務所の外にあるサーバーへ送信されます。だから判断基準は昔からあるものと同じです。
「この内容を、外部の業者にメールで送れるか？」
送れるなら入力してよい。送れないなら入力しない。この一問だけで、判断の8割は片づきます。
入力してよいもの・ダメなものの3分類
実務では次の3分類で運用すると迷いません。
① そのまま入力してよいもの
- 公開情報(法令、手引き、役所のウェブサイトの内容)
- 一般的な知識の質問(「建設業許可の更新の流れを教えて」)
- 自分が書いた文章のうち、固有名詞を含まないもの
② 加工すれば入力してよいもの
- 依頼者とのやり取りの要約(氏名・会社名を伏せてから)
- 書類の下書き(当事者を「A社」「B氏」に置き換えてから)
- 相談内容の整理(事案の骨格だけ抜き出してから)
③ どう加工しても入力しないもの
- マイナンバー、在留カード番号、口座情報などの番号類
- パスワード・認証情報
- 置き換えても本人が特定できてしまう情報(著名な事案、狭い地域の特殊な事例など)
マスキングの実務——「置き換え表」を手元に残す
②のパターンで使うのがマスキング(仮名化)です。やり方は単純で、AIに渡す前に固有名詞を記号に置き換え、手元に対応表を残すだけです。
- 山田太郎さん → 「Aさん」
- 株式会社◯◯建設 → 「B社」
- ◯◯市 → 「C市」
AIの回答が返ってきたら、対応表を見ながら元に戻します。ひと手間に見えますが、慣れると1分もかかりません。対応表そのものをAIに渡さないことだけ注意してください。
ここで大事な感覚がひとつあります。「読ませるだけなら安全」ではない、ということです。名簿を「読むだけ」でも、その中身は外部のAIサービスに見せたことになります。読む・書く にかかわらず、渡す情報そのものを選別するのが本筋です。
学習利用のオプトアウト設定を最初に
多くのAIサービスには、入力内容をAIの学習(モデル改善)に使わせないための設定があります。業務利用するなら、契約プランにかかわらず最初に確認してください。
- 設定の名称や場所はサービスの更新で変わるため、「サービス名 + オプトアウト」や「サービス名 + 学習させない」で最新情報を確認する
- 法人向け・チーム向けプランでは、はじめから学習に使われない契約になっていることが多い
- 設定した日付を事務所の記録に残しておくと、後から説明できて安心
事務所ルールとして1枚にまとめる
ここまでの内容は、事務所の運用ルールとして紙1枚にまとめられます。
- AIへの入力は「外部への送信」。メールで送れないものは入力しない
- 固有名詞はマスキングしてから渡す。対応表は手元にだけ残す
- 番号類・認証情報・特定可能情報は、加工しても入力しない
- 学習利用のオプトアウトを設定し、設定日を記録する
- 迷ったら入力しない。あとで調べてから
補助者を雇っている事務所なら、このルールをそのまま所内共有すれば、事務所全体の安全水準が揃います。
まとめ
個人情報を渡さない運用は、AI活用の「制限」ではなく「土台」です。この土台があるからこそ、要約・下書き・壁打ちといった業務効率化に安心してAIを使えます。
これからAIを始める方は、業務で使い始める前に知っておきたい5つのこともあわせてお読みください。