「AIを使ってみたけど、返ってくる答えが浅くて使えない」——そう感じて離脱してしまう方はとても多いです。でも多くの場合、原因はAIの能力ではなく頼み方にあります。
AIへの頼み方(プロンプト)には、才能もセンスも要りません。押さえる要素が4つあるだけです。この記事では、行政書士業務の実例でその4つを説明します。
ダメな例とよい例を先に見る
ダメな例:
建設業許可について教えて
これでは教科書の目次のような一般論しか返ってきません。
よい例:
あなたは建設業許可に詳しい行政書士の補助者です。
内装工事業を営む法人(役員2名・従業員5名)が、新規で建設業許可(一般・知事許可)を取りたいと相談してきました。
初回面談で確認すべき項目を、「経営業務の管理責任者」「専任技術者」「財産的基礎」「その他」の4分類で、チェックリスト形式で挙げてください。
不確かな部分は推測せず「要確認」と書いてください。
同じAIでも、返ってくる答えの実用性はまるで違います。違いを生んでいるのが次の4要素です。
要素1: 役割——「誰として答えるか」を決める
冒頭の「あなたは◯◯です」の一文です。「建設業許可に詳しい行政書士の補助者として」と伝えるだけで、回答の視点と用語の水準が実務寄りになります。
- 「初めての相談者に説明する行政書士として」→ やさしい言葉になる
- 「書類のチェック担当者として」→ 粗探しモードになる
役割は、回答の「トーンのつまみ」だと思ってください。
要素2: 文脈——状況を具体的に渡す
AIはあなたの事務所の事情を知りません。「法人か個人か」「業種」「規模」「何のためか」といった文脈を渡すほど、答えは具体的になります。
このとき、個人情報は渡さないのが鉄則です。上の例のように「内装工事業を営む法人(役員2名)」という属性だけを渡せば、固有名詞は一切不要です。
要素3: 形式——出力の形を指定する
「チェックリスト形式で」「表で」「3行で」「◯◯の4分類で」——形式の指定は、費用対効果が最も高い一文です。
- 形式を決めると、確認が速くなる(毎回同じ形で出てくる)
- 分類を指定すると、抜け漏れに気づきやすくなる
- 「そのままお客様に送れる文面で」と頼めば、清書の手間が減る
事務所でよく使う形式(議事録、案内文、チェックリスト)は、頼み方ごと定型文にしておくと資産になります。
要素4: 確認——「わからないことは推測するな」と釘を刺す
例文の最後の一文、「不確かな部分は推測せず『要確認』と書いてください」がこれです。AIは空欄を埋めたがる性格なので、推測を禁じておくと、危険な断定がぐっと減ります。
そのうえで、返ってきた答えの扱いはいつも同じです。
AIの出力は下書き。法令・要件・数字は、必ず原典で確認してから使う。
この確認込みでも、ゼロから調べて書くより圧倒的に速い——それがAI活用の実際の姿です。
4つの型をテンプレートにする
まとめると、頼み方はこの型に流し込むだけです。
- 役割: あなたは◯◯です
- 文脈: 状況は◯◯です(固有名詞は伏せる)
- 依頼+形式: ◯◯を、◯◯形式で出してください
- 確認: 不確かな部分は推測せず「要確認」と書いてください
最初は4行を毎回書くのが面倒に感じますが、1週間もすると呼吸のようになります。そして気づくはずです——この4つの型は、新人スタッフへの仕事の頼み方と同じだということに。AIへの頼み方の上達は、そのまま人への指示力の上達でもあります。
まとめ
- 答えが浅いのはAIのせいではなく、頼み方の情報不足
- 「役割・文脈・形式・確認」の4要素で精度は見違える
- 個人情報は渡さず、属性だけで文脈をつくる
- よく使う頼み方は定型文にして事務所の資産に
AIとの付き合い方全体の設計は、業務で使い始める前に知っておきたい5つのことからどうぞ。