面談や打ち合わせのあと、記憶が新しいうちに議事録をまとめる——大事だと分かっていても、1時間の面談の議事録に30分かかるようでは、件数が増えるほど夜が遅くなります。
議事録づくりは、行政書士業務の中でAIによる時短効果がもっとも分かりやすい仕事のひとつです。この記事では、実務で回している手順をそのまま紹介します。
全体の流れは3ステップ
- 録音する(相手の同意を得て)
- 文字起こしする(AIツールが自動でやる)
- AIに要約させて、人間が確認する
かかる時間の目安は、1時間の面談に対して確認込みで10分前後。手書きメモから30分かけて清書していた頃とは別世界です。
ステップ1: 録音は「同意を取ってから」
大前提として、面談の録音は相手に伝えて同意を得てから行います。実務ではこの一言で十分です。
「記録を正確に残すために録音させていただいてもよろしいですか。議事録を作ったら共有します」
「議事録を共有します」まで添えると、相手にとってもメリットになるので、断られることはほとんどありません。録音はスマートフォンの標準アプリで十分です。
ステップ2: 文字起こしはツールに任せる
録音データの文字起こしは、専用ツールやAIサービスが自動でやってくれます。2026年現在、日本語の文字起こし精度は実用レベルに達しており、多少の誤変換があっても次のステップの要約には支障ありません。
ここで一つだけ実務上の注意があります。文字起こしデータには氏名などの個人情報がそのまま入っていることです。扱いは通常の依頼者情報と同じで、保存場所を決め、不要になったら消す。外部のAIに要約させる前には、次のステップの加工を挟みます。
ステップ3: 要約はAIに、確認は人間に
文字起こしができたら、固有名詞を「Aさん」「B社」などに置き換えたうえで、AIにこう頼みます。
以下は面談の文字起こしです。次の形式で議事録にまとめてください。
・日時/参加者(役割のみ)
・相談内容の要点(箇条書き)
・決まったこと
・宿題(誰が・何を・いつまでに)
・次回予定
この「形式を指定する」のがコツです。毎回同じ形式で出てくるので、確認も速くなり、事務所の議事録の品質が揃います。
最後に必ず、文字起こしの原文と突き合わせて確認します。AIの要約は流暢ですが、金額・日付・期限のような数字を取り違えることがあります。確認するのは「決まったこと」と「宿題」の2項目を重点的に——ここが議事録の生命線だからです。
慣れてきたら: ヒアリングにも応用できる
議事録フローが回り始めると、同じ仕組みが面談の「前」にも使えることに気づきます。
- 面談前に「建設業許可の新規申請で、初回面談で確認すべき項目を漏れなく挙げて」と頼み、ヒアリングシートの叩き台を作る
- 面談後の議事録から「次回までに集める書類リスト」を抜き出させ、お客様への案内文まで下書きさせる
面談の前後がつながると、1件あたりの事務時間は目に見えて減っていきます。
まとめ
- 議事録は「録音 → 文字起こし → AI要約 → 人間が確認」の3ステップ+確認
- 録音は同意を取ってから。「議事録を共有します」で快諾されやすい
- 個人情報は置き換えてからAIへ。数字まわりは原文と突き合わせる
- 形式を指定すると品質が揃い、確認も速くなる
AIに渡してよい情報の線引きに不安がある方は、先に個人情報を渡さないための実務ルールをご覧ください。